Nta įdiegė išsamią El. Pašto naudojimo politika Pagal savo IT politiką 2080 m. Šiame skyriuje aprašomos taisyklės ir standartai, siekiant užtikrinti, kad el. Pašto komunikacijos išliks profesionalios, saugios ir atitiktų organizacinius lūkesčius. Ši politika taikoma visiems darbuotojams, kurie naudojasi NTA el. Pašto paskyromis oficialiais verslo tikslais ir pabrėžia atsakingą naudojimą, konfidencialumą ir laikymąsi griežtų saugumo protokolų.

Priimtinas el. Laiškų naudojimas

Politikoje nurodoma, kad NTA pateiktos el. Pašto paskyros pirmiausia turi būti naudojamos oficialiai ir profesinei komunikacijai. Asmeniniai ar nesusiję el. Laiškai turi būti visiškai minimalūs. Tai užtikrina, kad organizacijos el. Pašto infrastruktūra ir toliau yra orientuota į jos veiklos tikslų palaikymą.

Profesionalūs komunikacijos standartai

• Darbuotojai privalo griežtai naudoti NTA pateiktas el. Pašto paskyras užduotims, susijusioms su jų pareigomis dėl darbo.
• El. Pašto turinys turi atitikti profesinius ir etinius standartus, kurių tikisi organizacija.

Sumažinus su darbu susijusį naudojimą

• Nors retkarčiais galima naudoti asmeninį naudojimą, darbuotojai turi naudotis savo nuožiūra ir išlaikyti minimalius ryšius, susijusius su darbu.
• Netinkamas el. Pašto paskyrų naudojimas tikslais, nesusijusiais su NTA tikslais, yra labai atgrasomas.

Tinkamas turinys el. Pašto ryšiuose

Siekiant išlaikyti profesionalumą ir atitiktį, ši politika pateikia aiškias el. Pašto ryšių turinio gaires:

Profesionalumas ir pagarba

• Tikimasi, kad darbuotojai užtikrins, kad jų el. Laiškai atspindėtų pagarbą, profesionalumą ir NTA politikos laikymąsi.

Įžeidžiančio turinio draudimas

• Bet koks įžeidžiantis, diskriminacinis ar priekabiaujantis turinys yra griežtai draudžiamas.
• El. Laiškai, kuriuose yra netinkama kalba ar vaizdai, laikomi politikos pažeidimais.

Aiškus identifikavimas

• Visuose el. Pašto ryšiuose turi būti siuntėjo vardas, pavardė, pareigos pavadinimas ir oficiali kontaktinė informacija.
• Darbuotojai raginami naudoti skaitmeninius parašus, kad prireikus padidintų patikimumą ir identifikavimą.

Konfidencialumas ir duomenų apsauga

Savosios informacijos konfidencialumo išlaikymas yra kertinis NTA el. Pašto naudojimo politikos akmuo. Norėdami tai pasiekti, darbuotojai privalo laikytis šios praktikos:

Konfidencialūs el. Pašto ženklai

• El. Laiškai, kuriuose yra neskelbtinos informacijos, turi būti aiškiai pažymėti tokiomis etiketėmis kaip „Tik konfidencialiam naudojimui“ nurodyti jų ribotą pobūdį.

Šifravimas ir slaptažodžio apsauga

• Prieš perduodant el. Paštu, konfidenciali informacija turi būti užšifruota arba apsaugota slaptažodžiu.
• Prieiga prie tokių el. Laiškų turi apsiriboti įgaliotais gavėjais, kad būtų išvengta duomenų nutekėjimo ar pažeidimų.

Atsargus pasidalijimas

• Darbuotojams primenama, kad persiunčiant el. Laiškus, kuriuose yra neskelbtinos informacijos, reikia atsargiai, kad jie būtų dalijami tik su numatytomis ir įgaliotomis šalimis.

El. Pašto saugumo priemonės

NTA el. Pašto naudojimo politika apima patikimus saugumo protokolus, kad apsaugotų savo ryšių sistemas nuo netinkamo naudojimo ir kibernetinių grėsmių. Šios priemonės užtikrina saugų el. Pašto infrastruktūros veikimą, saugant organizacinius duomenis.

Stiprūs slaptažodžio reikalavimai

• Darbuotojai turi užsitikrinti savo el. Pašto paskyras stipriais ir unikaliais slaptažodžiais.
• Griežtai draudžiama pasidalyti prisijungimo kredencialais su kitais.

Periodiniai slaptažodžio pakeitimai

• Vartotojai turi reguliariai pakeisti slaptažodžius, kad padidintų saugumą ir sumažintų neteisėtos prieigos riziką.

Ribotas išorinių registracijų naudojimas

• Darbuotojai negali naudoti savo NTA el. Pašto paskyrų registracijoms ar prisijungimui svetainėse ar platformose, nesusijusiose su organizacijos politika.

El. Pašto išlaikymo ir ištrynimo politika

Siekdama užtikrinti efektyvų el. Pašto saugyklos valdymą ir sumažinti galimą saugumo riziką, NTA įgyvendina aiškią el. Pašto išsaugojimo ir ištrynimo politiką:

• Išlaikymo gairės: El. Laiškai turi būti saugomi tik tiek, kiek reikia verslo ar teisiniams tikslams.
• Greitas nereikalingų el. Laiškų ištrynimas: Norint sumažinti saugyklos pridėtines išlaidas ir pašalinti galimą saugumo pažeidžiamumą, el. Laiškai, kurių nebereikia, turi būti nedelsiant ištrinti.
• Politikos laikymasis: Laikymasis išlaikymo politikos užtikrina, kad el. Pašto sistema veiktų efektyviai ir atitiktų organizacinius ir teisinius reikalavimus.

Atskaitomybė tinkamai identifikuojant

Politikoje pabrėžiama, kad visi el. Laiškai turi atspindėti skaidrumą ir atskaitomybę, reikalaudami vartotojų tinkamai identifikuoti save kiekviename komunikacijoje.

• Identifikavimo informacija: Visuose el. Pašto parašuose turi būti pavardė, pareigos pavadinimas ir oficiali kontaktinė informacija.
• Skaitmeniniai parašai: Darbuotojai yra skatinami naudoti skaitmeninius parašus, kai reikia, kad padidintų patikimumą ir užtikrintų aiškų siuntėjo identifikavimą.
• Apsimesinimo draudimas: Apsimesinti kitą asmenį arba naudoti melagingą tapatybę bendraujant el. Paštu yra griežtai draudžiama ir laikoma rimtu politikos pažeidimu.

Organizacinio efektyvumo ir saugumo padariniai

NTA el. Pašto naudojimo politika reikšmingai prisideda prie organizacijos veiklos efektyvumo ir saugumo:

• Saugus bendravimas: Ši politika užtikrina, kad neskelbtini informacija būtų saugiai tvarkoma vykdant šifravimą, slaptažodžio apsaugą ir kruopštų dalijimosi praktiką.
• Operatyvus tęstinumas: Supaprastinta sulaikymo ir ištrynimo politika sumažina saugojimo naštą ir pagerina sistemos veikimą.
• Profesionalus vaizdas: Aiškios tinkamo el. Pašto turinio ir tinkamo identifikavimo taisyklės skatina profesionalumo ir atskaitomybės kultūrą organizacijoje.

Šaltinis: NTA informacinių technologijų politika, 2080 (2023)